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L'OPERATORE CONGRESSUALE

(fonte: Isfol)

L?Operatore congressuale è il professionista responsabile di tutta l?attività di ideazione, organizzazione e coordinamento di congressi, convegni, simposi e quant?altro, dal primo approccio con il cliente/committente, alle fasi finali di realizzazione dell?evento, fino alla stesura degli atti.
La prima fase della sua attività riguarda l?ideazione e la progettazione generale di un ?pacchetto congresso?, formulato in accordo con il committente. Compito del committente è fornire le linee-guida di ciò che vorrebbe veder realizzato, definendo il programma di massima dei lavori e la lista dei nominativi da contattare. Al termine di questa fase, l?Operatore congressuale, si occupa del progetto di fattibilità finanziaria, attraverso la formulazione di un bilancio preventivo. Una volta concordato l?aspetto finanziario, si passa ad una fase più operativa, che consiste nel contattare gli eventuali sponsor, gli ospiti ed i relatori della manifestazione.
Un altro compito dell?Operatore, detto anche Organizzatore professionale, è l?accurata valutazione del grado di funzionalità della struttura, degli impianti e delle attrezzature da utilizzare. Parallelamente, egli deve occuparsi della promozione del convegno e della predisposizione dei servizi per la stampa. L?evento congressuale prevede inoltre momenti di socialità, che richiedono un?attenta organizzazione, in quanto il suo successo è legato anche a queste attività di tipo complementare, come ad esempio visite turistiche nella stessa località in cui si svolge il convegno.
COMPETENZE
Per fare l? Operatore congressuale è indispensabile la conoscenza di due lingue straniere; una serie di norme amministrativo-contabili, utilizzabili per la stesura di un budget; tecniche di pubbliche relazioni e di comunicazione, fondamentali per gestire i rapporti interpersonali ed il lavoro dei propri collaboratori.
È inoltre necessario possedere, insieme alle capacità organizzative e decisionali, uno spirito imprenditoriale. È anche richiesta una notevole capacità di affrontare eventi non prevedibili. Di conseguenza, per adattarsi facilmente alle diverse circostanze, l?operatore congressuale deve avere doti di autocontrollo e di flessibilità.
FORMAZIONE
L?alto livello culturale rendono la professione adatta a coloro che possiedono una laurea ad indirizzo turistico, economico-aziendale o in lingue.
Due esempi sono le laurea triennale in economia e gestione dei servizi turistici o in economia e tecnica del turismo. Anche il diploma di scuola media superiore in ambito turistico, supportato da una convalidata esperienza può dare accesso all?esercizio della professione. È comunque consigliato integrare le proprie competenze con la frequenza di appositi corsi di formazione o con periodi di tirocinio presso società di servizi congressuali.
CARRIERA
È difficile iniziare l?attività professionale direttamente in qualità di Operatore congressuale, in quanto è assai improbabile trovare commesse di lavoro senza poter esibire un certo numero di collaborazioni, che garantiscano un minimo di efficienza e di qualità nella realizzazione del servizio. È invece più frequente iniziare la carriera nella segreteria di uno staff di un?Organizzazione per congressi già consolidata oppure come Hostess, o svolgendo ruoli intermedi in questo settore.
Solo dopo aver acquisito una buona esperienza sul campo, è possibile svolgere incarichi di livello sempre più elevato ed eventualmente avviare un?attività in forma autonoma.
Le ulteriori opportunità di crescita sono legate al tipo di clienti e quindi di commesse di particolare responsabilità, che possono venir affidate alla propria struttura.
SITUAZIONE DI LAVORO
L?Operatore inizia la sua attività generalmente come free-lance, appoggiandosi all?Organizzazione che ha in appalto il congresso, più raramente viene assunto come dipendente. Egli dispone di un certo grado di autonomia per quanto riguarda alcuni tipi di decisioni che rientrano nelle sue competenze e che necessitano della sua esperienza professionale.
I ritmi di lavoro sono abbastanza regolari nella fase iniziale di preparazione dell?evento, per diventare sempre più pressanti man mano che si avvicina la data dell?iniziativa e assolutamente frenetici quando il congresso è in fase di svolgimento.
La tariffa dell?Operatore viene stabilita di volta in volta dalla struttura che lo ha incaricato e dipende dalla complessità del servizio richiesto: la media è di circa 100 euro nette al giorno, per il numero di giornate lavorate a tempo pieno, dall?inizio del lavoro alla fine del convegno. Se invece egli si propone come libero professionista, il compenso è difficilmente determinabile, perché può includere una serie di costi vivi di organizzazione, che vanno poi sottratti al costo complessivo del progetto.
TENDENZE OCCUPAZIONALI
Considerando che il settore del turismo congressuale è ancora relativamente nuovo ed in forte espansione, le prospettive occupazionali dell?Operatore sono molto buone, soprattutto per coloro che intendano specializzarsi in un settore particolare.
FIGURE PROFESSIONALI PROSSIME
Strettamente connessa è la professione del Meeting planner, ossia di colui che può decidere di appaltare fuori della propria azienda l?organizzazione di un evento, contattando direttamente l?Operatore congressuale esterno o la struttura per la quale lavora.



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